ई-मेल्स हा पर्याय सोपा आणि सुविधाजनक आहे त्यामुळे आजकाल बरेचसे कामकाजाचे व्यवहार-संवाद ई-मेल्समधूनच होतात. ऑफिशिअल मेल करताना काही विशेष काळजी घेणं आवश्यक आहे.
स्वतःची ओळख लिहा.
अनोळखी व्यक्तीला इमेल करताना स्वतःची ओळख व्यवस्थितपणे करून देण्यासाठी तपशीलवारपणे लिहा .तसेच त्या व्यक्तीचा कॉन्टॅक्ट म्युच्युअल फ्रेंडकडून मिळाला असेल तर मेलमध्ये तसं लिहल पाहिजे
बीसीसीचा वापर करा
जर एकाच वेळी अनेकांना सारखा मेल करत असाल तर बीसीसीचा वापर करा. यामुळे काम सोपे आणि लवकर होईल, शिवाय एका रेसिपिअंटच्या डिटेल्स दुसऱ्या रेसिपिअंटला समजणार नाहीत.
मेलमधल्या भाषेकडे लक्ष द्या.
-मजकुरातील भाषेतून उद्धटपणा किंवा अतिसलगीही सूचित होणार नाही याची काळजी घ्या
-शॉर्टफॉर्म्सचा वापर करू नका
एसएमएस किंवा चॅटिंग करताना वापरले जाणारे शॉर्टफॉर्म्स सब्जेक्ट लाइनसोडून इतर ठिकाणी मेलमध्येही वापरु नका . शॉर्टफॉर्म वापरणं म्हणजे तुम्हाला मेल करायला वेळ नसल्याचं दर्शवतं.
मजकुरातील स्पेलिंग तपासा
मेल करताना स्पेलिंगच्या चुका नको कारण जर स्पेलिंग चुकलेले असेल तर रेसिपिअंटला त्याचा नेमका अर्थ समजणार नाही
कमीत कमी अटॅचमेंट जोडावे
कामकाजाचा मेल करतांना अनावश्यक कागदपत्रांची अटॅचमेंट करणं टाळून फक्त आवश्यक फाईलच मेलबरोबर जोडावे .
शुद्धलेखन व व्याकरण तपासून घ्यावे
मेल करतांना मजकुरातील शुद्धलेखन व व्याकरण तपासून घ्यावे
- थोडक्यात लिहा
-मेलमध्ये वेगवेगळे फॉन्ट वापरणं टाळा.
-शब्द किंवा वाक्य ठळक करण्याकरिता , ते ‘हायलाइट’ करा किंवा ‘बोल्ड’ अथवा ‘इटालिक’ करा.
लेखक : प्रा य़ोगेश हांडगे
(लेखक पुणे इन्स्टिट्यूट ऑफ कम्प्युटर टेक्नॉलॉजी येथील कम्प्युटर विभागात सहाय्यक प्राध्यापक म्हणून कार्यरत आहेत. )
No comments:
Post a Comment